Avant de passer aux techniques de productivité, faisons un point sur son histoire pour mieux se rendre compte de son impact sur notre organisation et nos vies !
Faire toujours plus en moins de temps, c’est tentant ! Cela permet de consacrer du temps à d’autres projets, à notre famille, aux loisirs, au développement de son entreprise, au repos, à la méditation, … C’est pourquoi, notre productivité représente un réel enjeu.
Les avancées en terme de technologie (machines, ordinateurs, logiciels) et de savoirs (organisation, recherche, etc…) nous ont permis, années après années, de travailler plus intelligemment et d’être plus efficaces.
Cela se traduit par une diminution du temps nécessaire pour produire et un accroissement de la valeur de la production quotidienne.
La productivité vient au service du travail accompli.
On peut le schématiser via l’équation suivante : Travail accompli = temps passé x intensité de la concentration x rapidité d’exécution.
Ce sont les points que nous allons voir dans les chapitres suivants !
Selon votre profil ou ceux que vous managez, les points d’attention ne seront pas les mêmes pour améliorer la productivité.
Il débute dans le métier. Cela sera intéressant qu’il arrive à se consacrer à 100% à ses tâches (concentration) et qu’il prête attention à améliorer son rythme (développer des automatismes et des reflexes face à des situations qui reviennent)
Rôle pivot dans l’entreprise. Il aura beaucoup de tâches à gérer. Son organisation sera donc primordial et est un gros levier de performance en productivité.
Les clés de la performance d’un(e) dirigeant(e) d’entreprise, c’est sa capacité à se concentrer sur des tâches à très forte valeur ajoutée. Il / Elle devra avoir une organisation parfaite pour répondre à toutes les sollicitations extérieures sans entraver sa capacité de concentration.
Dans cette partie consacrée à l’organisation, commençons par un cadeau : une matrice bien utile pour s’organiser et organiser sa To Do List !
Si non, il faudra savoir dire non au risque de vous détourner de vos objectifs. Et potentiellement, d’être moins efficace que si cette tâche été attribuée à la bonne personne !
Moins : je réalise la tâche immédiatement. Cela serait contreproductif de l’écrire sur ma to do list, la planifier et l’exécuter.
Plus : Je la note sur ma to do list
Est-ce que quelqu’un de votre équipe peut faire cette tâche ?
Si oui, il faudra mesurer son avantage comparatif à exécuter cette tâche.
Exemple :
Il faut regrouper toutes le factures du mois de l'entreprise "Paasta" pour les envoyer à l'expert comptable.
Comptable Paasta : Apte à faire cette tâche
CEO Paasta : Apte à faire cette tâche
Les 2 personnes sont qualifiées pour regrouper toutes les factures. Cependant, ici, il y a tout intérêt à confier cette mission au comptable, car pendant ce temps là, le CEO pourra s'occuper de dossier qui sortiraient du champ de compétences du comptable..
Si cette tâche m’incombe, alors il faudra que je la planifie suivant son degré d’urgence. Et que je me donne tous les moyens de l’exécuter en aménageant la stratégie d’exécution si il s’agit d’une tâche désagréable complexe ou ennuyante.
Mais surtout : pas de procrastination !
Un collègue vous propose une réunion ? Mais vous pensez que cela va vous faire perdre du temps ?
Voici plusieurs solutions :
Dans tous les cas posez-vous la question suivante :
Si vous étiez malade, la réunion aurait-elle été reportée ?
Si oui : vous êtes indispensable, il faut y assister
Si non : gagnez du temps, déclinez l’invitation
Un collègue ou manager vous demande un reporting, un tableau, etc… Mais vous sentez que ça va vous demander beaucoup de temps pour peux de résultats… Dans ce cas, avant de consacrer 1h, 1/2 journée à la tâche, challengez sa proposition :
Notre cerveau, c’est comme la mémoire d’un ordinateur, il peut se souvenir et emmagasiner une quantité limitée d’informations. Il est donc important de le soulager et notant les tâches à effectuer pour le laisser disponible pour des fonctions plus importantes.
Noter ses tâches quotidienne sur une to do list, c’est s’assurer de ne rien oublier et ne pas polluer son cerveau avec des actions ou micros actions à effectuer.
Important, une tâche doit être précise, afin de mesurer si vous l'avez accomplie ou non à la fin de la journée.
Exemple :
"Organiser Business Meeting" n'est pas une tâche à noter, car il est difficile de mesurer sa réalisation et vous pouvez également oublier de quoi il s'agit. Ou encore être découragé face à une tâche trop grosse, à réaliser sur plusieurs jours.
Il faudrait plutôt mettre :
"Réaliser les invitation Business Meeting"
"Imprimer les invitation Business Meeting"
"Envoyer les invitation Business Meeting"
"Faire la liste des participants Business Meeting"
...
Maintenant que vous avez noté toutes les tâches dans votre To Do List, il faut les prioriser.
Idéalement, il faut pouvoir valider 3 tâches / jour. Ce nombre n’est pas une science exacte, mais c’est une bonne moyenne chez la plus part des dirigeants ou managers.
Bien sûr, rien ne sert de procrastiner ou de remplir ses journées avec des micros tâches inutiles :
Démarrez toujours vos journées en accomplissant les tâches les plus complexes. Le matin, votre cerveau est reposé et disponible. C’est là que vous serez suffisamment concentré et efficace pour ces tâches clées.
Tâches à éviter en arrivant au bureau :
Vous avez votre liste des tâches dans votre to do list : planifiez les dans votre agenda, en créant des blocs.
Cela s’appelle le Time Boxing et cela vous permettra d’être sûr e tout mener à bien dans votre journée de travail
(Exemple sur le chapitre suivant)
En matière de productivité, on peut distinguer 2 types de tâches :
Exemple :
Dans un salon de coiffure, le coiffeur a 2 clients :
Le premier souhaite une coupe + une couleur
Le second souhaite juste une coupe
Par quel client commencer ? Comment organiser les RDV ? La réponse est ci-dessous :
Dans cette exemple, le coiffeur a intérêt à démarrer par la coupe + couleur, car il pourra prendre le deuxième client pendant le temps de “pause de la couleur” car il sera obligé d’attendre que la couleur agisse sur les cheveux du client.
Il optimise son temps en lançant une tâche passive le plus tôt, afin de pouvoir continuer sur d’autres actions en parallèle.
Actives :
RDV client
Rédiger un devis
Créer un site internet
Faire une présentation
Peindre un mur
Passives :
Briefer l’équipe (dans le sens où ils ne sont plus dépendant de vos consignes pour commencer à travailler)
Lancer la production d’une commande auprès d’un fournisseur
Réaliser une mise à jour informatique
Laisser sécher un mur
Attendre la cuisson d’un plat
Vous avez peut être déjà vu la vidéo inspirante ci-dessous ? Et bien time boxer, c’est exactement ça !
Dans l’exemple ci-dessus, vous voyez 2 journées de personnes qui réalisent le même nombre de tâches.
La première a parfaitement organisé son agenda pour ne pas se laisser distraire et travailler avec méthode. Le second, démarre sa journée par des tâches à faible valeur ajoutée, ou des moments de “non productivité” (réunions, …) et aura la sensation de courir après son temps toute la journée.
Une fois que l’on est bien organisé, il s’agit de réussir à se concentrer et se couper des sollicitations non urgentes qui viendraient réduire votre productivité.
Voici une liste d’astuces pour améliorer ma concentration :
Pour vous concentrer, le pire ennemi, c’est le téléphone et les appels.
Dans la mesure du possible, privilégiez les e-mails dans vos correspondances professionnelles.
Toutefois, si résoudre un problème devait engendrer plus de 3 échanges de mail, décrochez votre téléphone.
Le principe 80/20, dit principe de Pareto, évoque le fait que 20% des efforts, produisent 80% des résultats.
Exemples :
20% des produits ou services d’une entreprise produisent 80% du chiffre d’affaires.
20% des clients produisent 80% du CA
20% d’efforts vont vous permettre d’arriver à 80% de votre projet
Partant de ce principe, nous pouvons l’adapter à votre business :
Pizzeria :
Il me faut 12 minutes pour faire une pizza qui va plaire à 80% des clients.
Il n'est donc pas nécessaire de passer 48 minutes de plus par pizza pour plaire à 100% des clients, je ne serai pas rentable...
Chef de projet :
Mon équipe peut livrer 80% d'une première version du logiciel en 1 mois.
Il est plus interessant de le faire tester aux clients plutôt que de travailler encore 4 mois pour finir les détails
Avec le principe de Pareto, on visualise très bien le rapport disproportionné entre effort et résultats suivant si l’on se situe sur les premier 20% ou les suivants
Lors des réunions, il est très naturel de s’éloigner du sujet principal en proposant de nouvelles idées.
Ce n’est pas forcément mauvais pour l’entreprise et sa créativité, mais moins bon pour la productivité et le timing !
Une bonne solution, est d’intégrer à vos réunion une “boîte à idée”.
Dès qu’une proposition s’éloigne du sujet principal, mais est intéressante, notez là dans la boite à idée et reprenez le sujet principal.
Cela coupera les discussion autour de ce nouveau sujet et permettra de le reprendre plus tard ou en fin de réunion si il reste du temps.
Pour finir sur ce cours : fixez vous des objectifs ambitieux et mesurables !
Vous serez ainsi content d’avoir mener à bien toutes les tâches de votre to do list et aurez l’agréable sensation d’avoir fait avancé votre entreprise !
Et cela, dès aujourd’hui ! 💪
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